Knowlegde Sharing

Sesuai dengan PP 11 tahun 2017, sebagai instansi pembina JFA, BPKP memiliki peran untuk menjamin terwujudnya standar kualitas dan profesionalitas jabatan. Dalam rangka memenuhi standar kualitas dan profesionalitas jabatan tersebut, diperlukan pengetahuan yang memadai untuk melaksanakan tugas-tugas sesuai dengan kualitas yang dipersyaratkan. Namun, dalam mengakses pengetahuan yang dibutuhkan tersebut masih ditemukan kesulitan, antara lain pengetahuan tersebut masih terpencar-pencar, tidak terkodifikasi, sulit diakses, serta tidak tersedianya media yang memadai untuk berdiskusi dan menggali pengetahuan-pengetahuan baru. Selain itu, terdapat juga pengetahuan yang tidak terstruktur dan berada di dalam pikiran masing-masing individu sesuai dengan pengalamannya (tacit knowledge), yang apabila dikelola dengan baik dapat menghasilkan pengetahuan baru seperti studi kasus atau best practice.

Untuk mengatasi permasalahan tersebut, dibutuhkan sebuah mekanisme manajemen pengetahuan. Quintas et al (1997) memandang knowledge management (KM) sebagai proses mengelola berbagai pengetahuan secara kontinu untuk memenuhi kebutuhan saat ini dan yang akan datang, untuk mengidentifikasi dan mengeksploitasi aset pengetahuan yang ada dan yang didapatkan dan untuk mencitpakan peluang-peluang baru. Huber (1991) mendefiniskan cakupan KM, yaitu meliputi perolehan pengetahuan, penyebaran informasi, interpretasi informasi, dan memori organisasi. Nevis et (1998) mengkategorikan memori organisasi sebagai perolehan pengetahuan, sharing pengetahuan, dan distribusi pengetahuan.

Berdasarkan definisi tersebut di atas, Sang M. Lee Soongoo Hong (2002) membagi aplikasi teknologi informasi dan siklus hidup KM sebagai berikut:

 

Berdasarkan studi literatur tersebut, siklus hidup KM dan penggunaan teknologi informasi dalam KM dapat dijabarkan dalam empat tahapan sebagai berikut:

  1. Penangkapan pengetahuan (knowledge capture)
    Adalah proses mendapatkan dan menyimpan pengetahuan yang telah didapatkan. Informasi bisa didapatkan dari lingkungan internal maupun eksternal, dan dapat disimpan dalam suatu sistem informasi. Pengetahuan yang ditangkap meliputi pengetahuan eksplisit (object based maupun rule-based) maupun tacit. Contoh sumber pengetahuan eksplisit yang harus ditangkap antara lain data informasi pengguna, sumber daya manusia, produk, peraturan terkait, dan lain-lain. Pengetahuan yang bersifat tacit harus dikonversi ke bentuk yang eksplisit untuk dapat dimasukkan ke dalam sistem informasi tersebut. Diperlukan sistem informasi yang dapat mengelola transfer pengetahuan dari wilayah keahlian menjadi pengetahuan eksplisit dalam bentuk digital. 
    Teknologi informasi yang relevan untuk menangkap pengetahuan antara lain database tradisional, data warehouses, dan document management application. Database tradisional telah berkembang dan dapat digunakan untuk memuat berbagai format media seperti gambar, grafik, video, dan suara. Data warehouse, database ­read-only yang tersentralisasi, seringkali bersifat remote, dapat diisi dengan foto gambaran terkini dari unit kerja. Document management system dan librari digital memfasilitasi proses pencarian dan pendistribusian dokumen, tidak sebatas dokumen tertulis saja, tetapi bisa juga berbentukg gambar, suara, atau video. Selain media tersebut, saat ini telah dikembangkan berbagai teknologi terbaru yang dapat digunakan untuk menangkap data sebagai sumber pengetahuan seperti penggunaan Internet of Things (IoT).
  2. Pengembangan pengetahuan (knowledge development)
    Mengorganisasikan dan menganalisis pengetahuan untuk kebutuhan pengambilan keputusan strategis atau taktis. Teknologi informasi yang relevan untuk mengembangkan pengetahuan antara lain data mining, OLAP (on line analytical process), dan competitive intelligence system. Aplikasi tersebut akan menggali pengetahuan yang bermanfaat dari data yang disimpan oleh penangkap pengetahuan. Data mining digunakan untuk mengekstraksi informasi yang bermanfaat dari dataset yang berjumlah besar. OLAP terdiri atas 2 tipe, yaitu multidimensional dan relasional, yang juga digunakan untuk mengekstraksi informasi dari database. Competitive intelligence system menyediakan informasi kompetitor yang terbaru dan akurat dengan memfilter dan memadukan data dari lingkungan eksternal.  Selain itu, banyak metode lain yang saat ini telah digunakan untuk menggali pengetahuan dari data yang ada seperti penggunaan machine learning.
  3. Sharing pengetahuan (knowledge sharing)
    Setelah pengetahuan dianalisis, pengetahuan tersebut akan didistribusikan untuk menghasilkan pemahaman atau informasi baru. Berbagai media dapat digunakan untuk melakukan distribusi pengetahuan ini seperti grup, milis, website, forum diskusi, berita, e-learning, video pembelajaran, forum tanya-jawab online, dan sebagainya. Tahap sharing pengetahuan ini juga dapat menghasilkan diskursus yang mungkin menghasilkan pengetahuan baru atau digunakan sebagai alat bantu untuk menangkap pengetahuan yang bersifat tacit.
  4. Utilisasi pengetahuan (knowledge utilization)
    Langkah terakhir dari KM adalah menggunakan secara efektif menggerakkan komponen yang berkepentingan untuk menggunakan pengetahuan tanpa harus memiliki pengetahuan komputer. Graphical User Interface (GUI) dan teknologi multimedia dapat mempermudah presentasi dari pengetahuan yang ada. Pemanfaatan pengetahuan ini akan menghasilkan pengetahuan-pengetahuan baru yang harus terus ditangkap oleh KMS sehingga menjadi sebuah siklus hidup KMS.

 

 

Selengkapnya tentang Knowledge Sharing....